Dans le cas d'une procédure avec dépôt électronique : 

• Signature du rapport de dépôt des offres et capacité du signataire 

Le soumissionnaire ne doit pas signer individuellement l’offre et ses annexes, au moment où ces derniers sont chargés sur la plateforme électronique. Ces documents sont signés de manière globale par l’apposition d’une signature sur le rapport de dépôt y afférent.

Le rapport de dépôt doit être revêtu d’une signature électronique qualifiée. Seuls les pouvoirs de la ou les personne(s) ayant apposé leur signature électronique qualifiée sur ledit rapport font l’objet d’une vérification pour vérifier la régularité ou non de la signature de l’offre. 

En cas de procédure négociée sans publication préalable tel que mentionné au A3.1 Procédures de passation, le soumissionnaire peut :

• soit signer individuellement l'offre et ses annexes lorsqu'il apparait à la lecture des documents du marché qu'une signature est demandée. Les signatures peuvent être manuscrites ou électroniques.

• soit signer les documents du marché de manière globale par l'apposition d'une signature électronique sur le rapport de dépôt y afférent. Le soumissionnaire ne doit pas signer individuellement l'offre et ses annexes au moment où ces dernières sont chargées sur la plateforme électronique mentionnée à l'article 14, § 7, de la loi. La signature électronique du rapport de dépôt peut être simple ou de base (SES), avancée (AES) ou avancée qualifiée (QES). Seuls les pouvoirs de la ou les personne(s) ayant apposé leur signature électronique sur ledit rapport font l’objet d’une vérification pour vérifier la régularité ou non de la signature de l’offre.

En toute circonstance, le soumissionnaire veille à la lisibilité des informations relatives à l'identité ainsi qu'à la qualité du ou des signataires de l'offre, particulièrement lorsque le soumissionnaire choisit de signer individuellement les documents du marché de manière manuscrite.

Les signatures sont émises par la ou les personne(s) compétente(s) ou mandatée(s) à engager le soumissionnaire. Cette règle s’applique à chaque participant lorsque l’offre est déposée par un groupement d’opérateurs économiques. Lorsque le rapport de dépôt est signé par un mandataire, celui-ci mentionne clairement son (ses) mandant(s). Le mandataire joint l’acte électronique authentique ou sous seing privé qui lui accorde ses pouvoirs ou une copie scannée de la procuration.

L’adjudicateur attire l’attention des soumissionnaires sur le fait que, selon une jurisprudence constante du Conseil d’Etat, la signature de l’offre ne relève pas automatiquement de la gestion journalière.

L’article 7:121 du [CODE 2019-03-23] définit la notion de « gestion journalière » comme suit : « La gestion journalière de la société comprend tous les actes et les décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de la société ainsi que les actes et les décisions qui en raison de l’intérêt mineur qu’ils représentent ou en raison de leur caractère urgent ne justifient pas l’intervention du conseil d’administration, de l’administrateur unique ou du conseil de direction ».

Par conséquent, un administrateur délégué (c’est-à-dire un administrateur auquel a été confié le pouvoir de gestion journalière) ou toute autre personne à qui a été confiée la gestion journalière n’est, en tant que délégué à la gestion journalière, pas compétent pour signer une offre ou donner procuration à une autre personne pour signer une offre relative au présent marché public, excepté s’il est expressément prévu dans les statuts de la personne morale que la signature d’une telle offre relève de la gestion journalière ou si la société démontre dans son offre que le dépôt de celle-ci et sa signature sont à considérer comme tels au regard de la définition de gestion journalière stipulée à l’article 7:121 du [CODE 2019-03-23].

La plateforme e-Procurement détermine si la signature électronique de l’offre introduite est conforme aux exigences réglementaires en la matière.

De plus amples informations se trouvent sur le site web https://www.publicprocurement.be ou via le Centre d'aide d'e-Procurement https://bosa.service-now.com/eprocurement?lang=fr

• Modalités de signature

L’offre doit être signée. Une offre non signée est considérée comme substantiellement irrégulière.

La signature de l’offre déposée électroniquement via e-Procurement doit être une signature électronique qualifiée (mention QESig) sauf disposition contraire dans les documents du marché. 

Pour les soumissionnaires belges, la signature électronique par carte d'identité répond à ces exigences. 

Pour les soumissionnaires étrangers et les groupements d'opérateurs économiques composés d'un ou de plusieurs opérateurs étrangers, ceux-ci doivent se conformer aux exigences suivantes : 

Une signature électronique qualifiée est une « signature électronique avancée qui est créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifiée, et qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique ».

Pour être avancée, la signature doit :

• être liée au signataire de manière univoque ;
• permettre l’identification du signataire ;
• être créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif et ;
• être liée aux données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectée (article 26 du [Règlement (UE) 910/2014]).

• Groupement d'opérateurs économiques 

Le soumissionnaire peut présenter une offre en s'étant préalablement associé avec d’autres entreprises dans le cadre d’une association sans personnalité juridique (GOE) que l’on appelle « société simple momentanée » en droit belge. Cette association est soumise au [CODE 2019-03-23].

Si le soumissionnaire remet une offre en tant que société simple momentanée en l’absence de procuration, mandat ou document équivalent, chacun des associés doit signer le rapport de dépôt électronique, via signature électronique sur la plateforme e-procurement (pour les procédures ou la remise d’offre électronique est exigée). 

Dans le cas d’une procédure avec dépôt par email (marchés de faible montant uniquement) :

L’offre doit être signée par la ou les personne(s) compétente(s) ou mandatée(s) à engager le soumissionnaire (personne physique ou représentant légal s’il s’agit d’une personne morale) - ou chaque participant au groupement lorsque l’offre est déposée par un groupement d’opérateurs économiques.

L’adjudicateur attire l’attention des soumissionnaires sur le fait que, selon une jurisprudence constante du Conseil d’Etat, la signature de l’offre ne relève pas automatiquement de la gestion journalière.

L’article 7:121 du [CODE 2019-03-23] définit la notion de « gestion journalière » comme suit : « La gestion journalière de la société comprend tous les actes et les décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de la société ainsi que les actes et les décisions qui en raison de l’intérêt mineur qu’ils représentent ou en raison de leur caractère urgent ne justifient pas l’intervention du conseil d’administration, de l’administrateur unique ou du conseil de direction ».

Par conséquent, un administrateur délégué (c’est-à-dire un administrateur auquel a été confié le pouvoir de gestion journalière) ou toute autre personne à qui a été confiée la gestion journalière n’est, en tant que délégué à la gestion journalière, pas compétent pour signer une offre ou donner procuration à une autre personne pour signer une offre relative au présent marché public, excepté s’il est expressément prévu dans les statuts de la personne morale que la signature d’une telle offre relève de la gestion journalière ou si la société démontre dans son offre que le dépôt de celle-ci et sa signature sont à considérer comme tels au regard de la définition de gestion journalière stipulée à l’article 7:121 du [CODE 2019-03-23].

DOCUMENTS DE REFERENCE

[AR 2017-04-18, Arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques] art. 42

[CODE 2019-03-23, Code des sociétés et des associations]